COME CREARE UNA BIBLIOTECA

L'ENTE

Figlie della Madonna del Divino Amore

La Biblioteca “Madre Maria Elena Pieri” rappresenta la sintesi, in termini di valorizzazione culturale, dell’attività di dedizione agli interessi della comunità ad opera del lavoro delle Figlie della Madonna del Divino Amore (FMDA). La Congregazione – fin dalle origini parte dell’ampia opera del Santuario omonimo – costituisce un punto di riferimento per attività di accoglienza, educative-didattiche, di prevenzione sociale e sanitaria, avendo all’attivo una Casa di Cura, una Casa famiglia e tre Scuole dell’infanzia Paritarie, unitamente ad altre opere diffuse sul territorio italiano e all’estero.

LA SFIDA: Costituire una biblioteca

Con occhi esterni, stimare la consistenza di un patrimonio librario non è affatto semplice; ed è per ragioni come questa che, in quanto professionisti del settore da oltre quindici anni, ci siamo impegnati con entusiasmo per trasformare l’aggregato sparso di pubblicazioni in un insieme armonico e ordinato, che oggi rappresenta e definisce la Biblioteca Madre Maria Elena Pieri e la sua mission.

Immaginate una grande sala dalle pareti bianche, ingigantita da echi ingombranti generati da vuoti in attesa di essere riempiti. Immaginate un insieme di oltre diecimila volumi, nascosti e accatastati su più livelli e in più ambienti, che necessitavano di essere accorpati per un iniziale conteggio ed una mappatura che ne avrebbe consentito la distinzione di natura e tipologia. Il tutto conservato all’interno di anonimi scatoloni, privi di identificazione. Ora però lasciate libera l’immaginazione verso la realizzazione di un ordine garantito e basato su normative catalografiche e più esattamente biblioteconomiche, la geometria dei ripiani e la possenza degli scaffali pieni di libri in grado di dare forma a una visione: una biblioteca!

LA COLLABORAZIONE CON IL CLIENTE

L’urgenza cristallina della Congregazione FMDA di costituire tra le mura della propria Casa una biblioteca attiva, riconoscibile e territorialmente individuabile, ha destato in AB un trasporto raro, equivalente a ciò per cui normalmente entra in gioco al manifestarsi di ogni suo progetto: la passione.

Proprio dal connubio della passione di AB e della mission della Congregazione partono le motivazioni che hanno condotto alla costituzione della Biblioteca “Madre Maria Elena Pieri”, estranea agli interessi economici, ma fondata, in modo esclusivo, su nobiltà di intenti e condivisione. Una mission da raccontare e da saper ascoltare, in armonia con i valori di AB e alla ricerca delle buone pratiche.

LE NECESSITA'

Partendo dalla situazione descritta sopra e grazie ad un confronto con le referenti della Congregazione sono state sin da subito chiare non solo le necessità e gli obiettivi da realizzare, ma anche le fasi da eseguire:

 

  1. Mappatura del patrimonio librario, distribuito in più ambienti, in termini di consistenza e tipologia di materiale.
  2. Eliminazione dei volumi superflui, identificati in copie, volumi liberamente consultabili, testi non pertinenti allo scopo prefissato.
  3. Ordinamento, catalogazione, etichettatura e timbratura del patrimonio librario nel rispetto dei termini di contratto.
  4. Acquisto di strumentazione idonea all’adempimento delle funzioni proprie di un istituto bibliotecario.
  5. Supervisione nell’atto di costituzione della biblioteca e del rispettivo statuto.
  6. Inserimento nel Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN), attraverso l’ospitalità in uno dei poli territoriali di riferimento.

LE SOLUZIONI AB

  1. La Congregazione FMDA aveva la necessità di stimare quanto fosse depositato negli ambienti dei loro immobili, vista la complessità di questa specifica distribuzione: più piani, più stanze.

 

→ Abbiamo coordinato lo spostamento e l’accorpamento dei volumi nell’ambiente destinato ad ospitare la biblioteca. Abbiamo poi provveduto a conteggiare la totalità del patrimonio, individuandone contestualmente tipologia e natura, e arrivando a definire una prima porzione di 5000 volumi da catalogare a fronte dei 10000 rilevati.

 

→ Successivamente siamo passati alle operazioni di scarto bibliografico. Di concerto con le direttive fornite dalle Committenti e nel rispetto della mission della biblioteca, abbiamo spostato il focus sulle esigenze dell’utenza potenziale – delineata in tre principali profili: ricercatore, studente, lettore interessato – e dell’utenza reale, caratterizzata dalla formazione religiosa sia iniziale che permanente, compito primo della Congregazione.

 

→ Sulla base delle suddette considerazioni, abbiamo distinto il materiale monografico da quello periodico, creando allo stesso tempo una terza sezione: Monografie, Periodici, Pellegrinaggi e Santuari.

 

  1. Per la catalogazione semantica, il più lungo e complesso processo nell’ambito della catalogazione, siamo riusciti a stimare il numero di volumi giornalieri da descrivere, stabilendo e garantendo una tabella di marcia serrata alle referenti, che tenesse anche conto delle operazioni di movimentazione fisica dei libri e delle azioni di etichettatura e timbratura, svolte di contesto dai nostri operatori.

 

→ Imprescindibile, per una biblioteca che ha l’obiettivo di condividere il proprio patrimonio aprendo al pubblico in remoto e locale, è l’inserimento nel Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN). La scelta non poteva che prediligere un Polo territorialmente afferente, in grado di fornire un software open source. Per tradurre queste vitali funzioni in garanzie tangibili, abbiamo optato per la convenzione con l’Istituto Centrale per il Catalogo Unico (ICCU) e il Polo BVE della Biblioteca Nazionale Centrale di Roma (BNCR), grazie alla quale abbiamo ricevuto la fornitura delle credenziali d’accesso al software SBNWeb, duttile strumento di gestione dei servizi che, con la costante assistenza dei referenti di Polo e ICCU, può essere implementato sulla base delle esigenze del Committente.

 

→ Le operazioni catalografiche sono state effettuate, libri alla mano, secondo le Regole italiane di Catalogazione (REICAT), e la Guida alla catalogazione in SBN-Libro moderno, attraverso il seguente iter:

        • collocazione sulla base della WebDewey in grado di garantire la precisione di cui la complessità tematica del patrimonio necessitava ed inventariazione;
        • cattura da Indice, collocazione da Polo o creazione ex novo della notizia bibliografica;
        • indicizzazione per soggetto sulla base del Nuovo Soggettario e nel rispetto delle regole interne al Polo BVE di appartenenza.

 

  1. Per definire, eseguire e mantenere nel tempo i servizi bibliotecari, la Congregazione FMDA ha ritenuto fondamentale fruire della nostra consulenza. Partendo dai dubbi circa i ferri del mestiere, quali timbri, etichette da utilizzare, tipologia di scaffali e segnaletica, fino ad arrivare ai software di gestione, siamo riusciti a fornire una panoramica teorica edificante e una risposta pratica di altrettanta portata, tuttora pilastri costitutivi di un rapporto di fiducia che ci ha consentito di poter effettuare un secondo progetto di catalogazione per ulteriori 1200 volumi.

IL RISULTATO

Se solo si argomentasse di più circa l’elementare bisogno di fiducia che, da professionisti ed esseri umani, dovremmo quotidianamente chiedere a gran voce, di certo determinate specifiche perderebbero di valore. Tuttavia, poiché rara, tal richiesta, quando si verifica, è percettibile, visibile e illuminante. Applicando il metodo AB è proprio da qui che partiamo, ed è questo che pervade ogni nostra azione: soddisfare la fiducia che gli altri ripongono in noi. Ma la fiducia è delicata, sensibile e – ce ne rendiamo conto – astratta; per questo, al rapporto di intesa dialettica, è fondamentale fornire fatti. Noi lo facciamo. E grazie al nostro intervento e alla fiducia riposta dalla Congregazione in termini di soddisfacimento di ogni nostra richiesta (naturalmente motivata e discussa precedentemente), oggi la Biblioteca “Madre Maria Elena Pieri” è una realtà riconoscibile, identificabile, rintracciabile e fruibile, dotata di un suo statuto. Accedendo all’Anagrafe delle Biblioteche Italiane curata da ICCU[1], è possibile consultare la relativa scheda per informazioni circa orari di apertura, referenti, contatti e il patrimonio conservato. È la chiusura di un cerchio.

Cosa c’è al centro? La soddisfazione del cliente, che ancora una volta ha deciso di affidare ad AB, in questo caso all’Area Archivi, un ulteriore incarico: 

il riordino e la digitalizzazione del fondo archivistico “Umberto Terenzi”, fondatore della Congregazione stessa!

 


[1]https://anagrafe.iccu.sbn.it/it/ricerca/ricerca-semplice/dettaglio.html?monocampo=divino%20amore&regione=&provincia=&comune=&codice_isil=&ricerca_tipo=semplice&monocampo:tipo=AND&start=1

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