Il problema della ridondanza cartaceo-digitale: conseguenze e soluzione
- Gestione documentale
- Luglio 18, 2022
La ridondanza cartaceo-digitale in azienda
Esiste un fenomeno frequente che moltissimi di voi avranno riscontrato nella propria azienda ed anche a casa: uno stesso documento è conservato in numerose copie sia cartacee che digitali, in luoghi diversi.
Nella propria cloud e nel proprio hard disk (per esempio in directory diverse), nell’archivio delle email; ancora, sulla scrivania (non si sa mai..) e nel faldone del progetto, così poi “va giù in archivio”.
La stessa ridondanza si riscontra anche nei dati e nelle informazioni che servono ai processi aziendali, replicate in molti luoghi diversi, anche per finalità diverse.
Perchè la ridondanza cartaceo-digitale è un problema
Questo “fenomeno” piuttosto frequente rappresenta un problema sotto diversi punti di vista:
- genera una moltiplicazione non necessaria dello stesso documento, con i relativi costi di gestione (ricordiamo sempre che il tempo delle persone che lavorano in azienda è la risorsa più preziosa e rappresenta un costo);
- l’assenza di regole certe su quale documento sia da tenere e quale sia una copia di lavoro produce confusione con il forte rischio di generare errori nei processi di lavoro;
- l’archivio fisico si riempie di copie cartacee di documenti “nativi digitali” che non hanno dunque alcun valore dal punto di vista giuridico e occupano inutilmente spazio;
- le informazioni utili per finalità diverse sono “sparpagliate” su sistemi diversi, quindi irreperibili quando devono essere riutilizzate.
Quali sono le conseguenze della ridondanza
La conseguenza principale è la generazione di una quantità di extra costi, evidenti e nascosti.
- Costi nella ricerca delle informazioni;
- Costi nella duplicazione del lavoro per produrre documenti e informazioni già esistenti; (ricordiamo sempre che il tempo delle persone che lavorano in azienda è la risorsa più preziosa e rappresenta un investimento, oltre che un costo)
- Costi nella gestione degli spazi (fisici e virtuali)
Ulteriori conseguenze sono:
- errori nella gestione dei flussi informativi, che generano errori nella produzione degli output di lavoro: alcuni colleghi lavorano stampando il documento e annotando delle integrazioni in modo analogico (a mano), altri lavorano sui documenti digitali inserendo delle note; ognuno salva il documento non uno suo naming sul suo spazio server
- difficoltà, se non impossibilità, nel tenere insieme le informazioni e i documenti riguardanti una stessa attività o pratica, se essa è formata da documenti cartacei e documenti digitali; spesso i documenti sono in parte sui sistemi aziendali, in parte in archivio
- confusione nella modalità di trasmissione della documentazione verso l’esterno, se costituita da documenti sia cartacei che digitali.
Come risolvere il problema della ridondanza cartaceo-digitale in azienda
La ridondanza cartaceo-digitale non può totalmente essere evitata: per ragioni diverse, legate a obblighi normativi, o ai flussi di lavoro degli stakeholders aziendali (clienti, fornitori, enti preposti al controllo, certificatori per la qualità, ecc.), o anche semplicemente perché alcuni flussi “funzionano così” e modificarli integralmente può essere troppo complicato per la tua organizzazione.
Chi afferma di poterlo fare rivela una conoscenza solo superficiale dei flussi informativi generati dai flussi di lavoro, peculiari, diversi per ciascuna organizzazione.
Conoscere approfonditamente il problema con le sue diverse implicazioni e sfaccettature consente di trasformarlo in una gestione efficiente : cioè ridurre all’essenziale la ridondanza, e gestirla nel modo più economico e veloce, a reale supporto dei flussi di lavoro.
Ad esempio:
- mappando e tracciando quali flussi informativi sono comuni a processi diversi ed in che modo devono essere conservati e resi accessibili;
- configurando i sistemi in modo che sia evidente quali documenti hanno necessità di essere tenuti anche su supporto cartaceo, e per quanto tempo;
- determinando se, per alcune tipologie di flusso documentale, sia possibile applicare la conservazione digitale.
La soluzione parte dalla conoscenza approfondita del sistema documentale
La gestione della ridondanza cartaceo/digitale è vitale per un efficiente “governo delle informazioni”.
Per questo AB propone l’attività di “HealthCheck”: il servizio di rilevazione, analisi e valutazione, per fornire piena cognizione del sistema documentale aziendale.
Al termine sarai in grado di conoscere e valutare eventuali interventi risolutivi in grado di consentire all’azienda di mitigare il problema della ridondanza cartaceo/digitale a beneficio di una riduzione dei costi di gestione delle informazioni.
