Come monetizzare le risorse informative di una azienda
- Gestione documentale
- Aprile 5, 2022
L’importanza dell’informazione come grande risorsa strategica per realizzare gli obiettivi dell’azienda è ampiamente riconosciuta negli ambienti di gestione.
Quello che viene ignorato è il valore economico delle informazioni aziendali.
- Quanto valgono le tue informazioni aziendali?
- Quanto ti costa gestirle?
- L’investimento in sistemi informativi ha un ROI reale?
Il peso economico delle risorse informative
La maggior parte delle organizzazioni investe molto nell’acquisizione di sistemi di gestione documentale, per automatizzare e semplificare i processi, ma poi non ha l’effettivo controllo del risparmio che gli investimenti dovrebbero portare.
Prendiamo ad esempio il tuo processo informativo interno.
Dopo che hai documentato una qualsiasi attività, che sia di progetto o semplicemente amministrativa, quando hai raggiunto il tuo scopo i documenti cominciano ad essere un peso per l’organizzazione.
Questi vengono poco apprezzati dalle persone coinvolte perché l’azione per cui sono nati è stata eseguita. Tutte le informazioni accumulate, che una volta erano utili e strategiche, cominciano ad essere un peso per l’organizzazione.
Dai colleghi si sentono espressioni come:
- “Quello è vecchio”
- “Quello è dell’anno scorso, è inutile”
- “Quei documenti sono inutili perché abbiamo le informazioni nel sistema”
- “Mandalo all’archivio, abbiamo bisogno di spazio”
..etc..
E così comincia a prendere forma uno spazio chiamato “archivio“, tipicamente situato nel seminterrato dell’edificio.
Un luogo dove nessuno vuole andare perché è un incubo terribile trovare un documento.
Con fortuna, una settimana per recuperare un documento tra quelli che in un certo momento facevano parte della “informazione strategica” dell’organizzazione, documenti che sono il riflesso di atti e fatti che hanno e avranno ripercussioni sulla vita dell’organizzazione dal punto di vista giuridico e dello sviluppo aziendale.
Ma quel seminterrato non è un archivio.
Così come non lo è l’hard disk del collega che ha seguito il progetto e dove solo lui riesce a trovare le informazioni che servono.
L’archivio è l’insieme organico ed organizzato delle informazioni aziendali, dove si conservano quelle che avranno valore anche dopo anni, dove i documenti sono tenuti in modo tale da poter essere recuperati ed esibiti (ed anche riutilizzati) ogniqualvolta necessario.
Il problema della duplicazione dei documenti
Per la difficoltà di accesso ad un reale archivio funzionale al business, spesso si ricorre alla duplicazione dei documenti.
Hai mai calcolato quanto ti costa la duplicazione di quei dati o documenti?
È utile a questo punto fare una piccola analogia con la memoria dell’essere umano, se una persona perde la memoria soffre della temuta malattia chiamata Alzheimer, cioè non è in grado di ricordare le cose che ha fatto e quindi non è in grado di considerare le esperienze che ha vissuto per il suo apprendimento, esattamente lo stesso accade con un’organizzazione che non è in grado di ricordare le cose che ha fatto nel tempo per non fare gli stessi errori: senza dubbio un’organizzazione destinata al fallimento.
Da qui la necessità di cambiare il focus.
Comprendere che l’investimento nella gestione delle informazioni aziendali, affinché sia davvero efficace, deve includere la creazione di un archivio organizzato “come si deve”, in modo tale che garantisca l’uso efficiente delle informazioni (bassi costi e velocità di accesso).
Come monetizzare le risorse informative
Il governo delle informazioni è il mezzo per sostenere il processo decisionale e l’apprendimento organizzativo.
Si delinea quindi il significato di “monetizzare le risorse informative”:
- governare con intelligenza le informazioni vuol dire risparmiare tempo, spazio, risorse umane
- poterle riutilizzare aggiunge valore mentre elimina costi
- identificarle correttamente per un recupero rapido riduce i tempi dei processi lavorativi (soprattutto quelli “chiave”)
- individuare i requisiti ottimali che il sistema o i sistemi in cui le informazioni possono circolare ed essere conservate garantisce la correttezza dell’investimento in gestione documentale.
L’attenzione a questi aspetti fa sì che l’archivio non sia più per l’azienda un mero costo, una sorta di “cestino” in cui far finire disordinatamente ciò che si ritiene non serva più, bensì un asset strategico e un elemento a valore aggiunto per l’azienda.
L’attenzione a questi aspetti è la base su cui è costruito il nostro metodo di lavoro, il nostro modello di governo delle informazioni, che consente dei risparmi in termini di spazio e investimenti software, un guadagno in termini di efficienza e utilizzo delle informazioni aziendali.
Chiudiamo con un esempio reale di applicazione.
L’intervento su un archivio di circa 200 metri lineari in formazione, presso un ente sanitario, ha consentito:
- un risparmio di spazio di oltre 80 metri lineari (eliminazione della documentazione non più utile)
- un incremento del 90% dell’efficacia di reperimento di un documento all’interno dell’archivio stesso (ordinamento e inventariazione)
- un adeguamento del 100% alle norme vigenti (stesura e approvazione del piano di classificazione e del massimario di conservazione e scarto).
