Fondazione Fondirigenti “G. Taliercio”
Piano di classificazione e piano di fascicolazione, massimario di selezione per fascicoli riguardanti le attività “core” della Fondazione, procedure di protocollo nell’ambito di un progetto di dematerializzazione della gestione documentale
Esigenze
La Fondazione è un Ente di diritto privato equiparato a organismo di diritto pubblico, in qualità di Fondo paritetico interprofessionale nazionale per la formazione continua, ed è quindi sottoposto all’autorizzazione e controllo del Ministero del lavoro e delle politiche sociali e all’osservanza delle disposizioni emesse dall’Anac in tema di contratti relativi a lavori, servizi, forniture. Le esigenze principali riguardavano, pertanto la dematerializzazione dei flussi documentali relativi ai piani formativi (attività “core”) e la definizione dei tempi di conservazione dei relativi documenti.
Questa esigenza era strettamente connessa alla creazione di un sistema di archiviazione condiviso che consentisse la sistematizzazione dei criteri per la creazione, alimentazione e archiviazione dei fascicoli digitali
Articolazione del progetto
Il progetto è stato realizzato eseguendo in prima istanza un assessment documentale che definisse la situazione “as is”, individuasse le principali criticità e definisse il “to be” con relativa roadmap degli interventi.
Sulla base del modello consolidato AB sono stati realizzati ed implementati, in fasi successive:
- le procedure di protocollo e il disegno del relativo modello organizzativo
- supporto all’adeguamento dei requisiti funzionali del software di gestione documentale
- il piano di classificazione
- il piano di fascicolazione relativo alle attività inerenti i piani formativi e i progetti
- il prontuario di selezione per i fascicoli oggetto di analisi
- il disegno del Workflow documentale dei piani formativi corredato da approfondimenti normativi specifici
La formazione d’aula e on the job training sull’applicazione delle procedure e l’utilizzo degli strumenti forniti ha concluso il progetto.
