Una figura professionale fondamentale per la gestione documentale di una organizzazione è stata posta dal legislatore al centro del quadro normativo sui sistemi documentali: vediamo chi è e quali ne sono i tratti salienti.

Il Responsabile del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archvi (o Responsabile della gestione documentale) è stato introdotto dal DPR n. 445/2000 che dispone per le pubbliche amministrazioni l’istituzione all’interno delle aree organizzative omogenee identificate (AOO)¹ di un apposito servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, da affidare a un dirigente o a un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica².

Tale disposizione ha una portata rilevante, in quanto sottolinea l’importanza della dimensione organizzativa nell’approccio alla “materia documentale”: quando si disegna un organigramma occorre prevedere una unità organizzativa specificamente dedicata alla funzione di gestione documentale unitamente all’inserimento negli organici dell’Ente di professionalità specifiche.

Una simile impostazione facilita il governo dei flussi documentali, dalla fase di formazione a quella di selezione e conservazione, attraverso la definizione di politiche generali, la diffusione di procedure e trattamenti standardizzati in tutto l’Ente, la pianificazione di attività formative specifiche del personale.

Vediamo ora nel dettaglio quali sono i compiti riservati al Responsabile della gestione documentale.

In accordo con la mission del Servizio cui è preposto, egli deve garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi.

Con riferimento specifico al sistema di protocollo informatico questo significa:

• predisporre tutte le misure tecniche e organizzative necessarie alla eliminazione di eventuali protocolli di settore e multipli in favore dell’introduzione del protocollo informatico unico;
• definire le politiche di accesso al sistema di protocollo informatico e di gestione documentale, definendo le abilitazioni degli utenti all’inserimento, alla modifica o alla consultazione dei documenti;
• predisporre le procedure per il corretto svolgimento delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, autorizzando l’annullamento delle registrazioni, ove necessario, e garantendo la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;
• autorizzare le operazioni di registrazione su uno o più registri di emergenza in caso di malfunzionamento del sistema, garantendo il ripristino delle funzionalità del sistema entro ventiquattro ore o comunque nel più breve tempo possibile.

Inoltre, è compito del Responsabile della gestione documentale avere cura dell’invio periodico³ all’archivio di deposito e/o al sistema di conservazione dei fascicoli e delle serie documentarie relative a procedimenti anche non conclusi, sulla base di una valutazione complessiva dei tempi di conservazione previsti, dei rischi per il mantenimento delle caratteristiche di integrità e validità giuridica dei documenti, della completezza informativa delle aggregazioni documentali.

Spetta infatti al Responsabile della gestione documentale elaborare ed aggiornare il piano di conservazione dei documenti, siano essi digitali o cartacei, e produrre il pacchetto di versamento curandone il trasferimento al sistema di conservazione⁴.

E’ dunque compito del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi definire i “criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti” attraverso la predisposizione di specifici strumenti archivistici (piano di classificazione, piano di conservazione, piano di fascicolazione) e la definizione di opportune misure organizzative e procedurali.

Tutto questo complesso sistema di regole, strumenti e procedure è condensato nel Manuale di gestione dell’Ente, la cui redazione rientra tra i compiti del Responsabile della gestione documentale⁵.

Si tratta di uno strumento prescrittivo e descrittivo che fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del sistema di gestione documentale nel suo complesso dal punto di vista:

• organizzativo, attraverso la definizione delle responsabilità e dei ruoli connessi ai flussi documentali tracciati;
• archivistico, attraverso la definizione delle modalità di formazione dei documenti e dei fascicoli informatici, dei metadati da associare, del sistema di classificazione unitamente ai criteri di selezione e conservazione dei documenti e con riferimento alle procedure di scarto;
• tecnologico, mediante la predisposizione del piano per la sicurezza informatica dei documenti nelle diverse fasi del loro ciclo di vita, l’indicazione delle modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la formazione e lo scambio dei documenti (incluse le caselle PEC e PEO), i formati da utilizzare per la formazione dei documenti informatici.

Il Responsabile della gestione documentale è, dunque, una figura chiave all’interno di un’Organizzazione, indispensabile per la realizzazione dell’affidabilità del sistema documentario nel suo complesso.

Per questo deve essere specificamente formata e altamente qualificata⁶, capace di confrontarsi e approfondire tematiche proprie di altre discipline, come espressamente richiesto dal legislatore⁷, e dotata di notevoli capacità gestionali.