Il trattamento in camicia richiama solitamente una attività di ambito archivistico: viene definita camicia, infatti un “foglio di carta o di cartoncino, contenente documenti archivistici. Normalmente le camicie condizionano i fascicoli e gli eventuali sottofascicoli; sulle camicie possono essere indicati l’oggetto, la cronologia, la classificazione o la segnatura della unità archivistica e più raramente l’elenco degli atti contenuti”¹

Un uso analogo della camicia avviene in ambito bibliotecario: viene utilizzata per conservare tutti quei documenti, di diversa tipologia, che vengono rintracciati all’interno del materiale che si sta trattando in fase di ricollocazione oppure di scarto o di catalogazione.

Questo aspetto dell’attività di catalogazione è forse meno noto di altri e riguarda in particolare i fondi personali, ed è importantissimo per i fondi o le biblioteche d’autore in particolare: vediamo di cosa si tratta, ricorrendo a qualche esempio tratto da casi pratici. Scopriremo anche delle insospettate “assonanze” con l’ambito archivistico..!

Consideriamo ad esempio una Biblioteca che riceve un Fondo privato, in genere come atto di donazione da parte di un personaggio illustre o dei suoi diretti eredi.

Prima di tutto si effettueranno sul materiale ricevuto le consuete operazioni di valutazione, conteggio e organizzazione. Si presterà attenzione alle esigenze dei proprietari da cui il Fondo proviene (ad esempio vi sono casi in cui le doppie copie possono essere richieste indietro) e della biblioteca che lo conserverà, che avrà individuato il luogo più idoneo ad accogliere il Fondo, anche in funzione della sua fruizione.

Si tenterà di ricostruirne l’originaria sistemazione, qualora lo stesso proprietario non l’abbia già fatto in precedenza; è molto importante infatti non smembrare il Fondo donato e cercare di conservarne la collocazione di provenienza, come atto di riconoscimento dell’attività del suo possessore e salvaguardia della sua integrità d’origine. Si procederà a questo punto alla sua catalogazione.

Proprio sfogliando un volume per catalogarlo si potrebbe rinvenire un segnalibro, costituito da un ritaglio di carta, da uno scontrino, dalla custodia di un cerotto, da un fiore essiccato, da una linguetta adesiva oppure da un vero e proprio documento nel documento, in una parola un inserto: una lettera, una foto, una ricevuta di acquisto, una cartolina…

In alcuni casi, può accadere che l’erede o il donatore in questione non ritengano utile ed opportuno conservare tutti questi ritrovamenti, non avendo la possibilità di gestire la documentazione raccolta e avendo come principale scopo quello di mettere immediatamente a disposizione il Fondo donato.

Ma nella maggior parte dei casi c’è il desiderio da parte del donatore di mettere a conoscenza del pubblico anche la storia di questa raccolta, della sua costruzione, dell’impatto che esso ha avuto sul suo produttore, ciò che egli ha conservato e soprattutto perché.

Perché mettere un segnalibro proprio in quella pagina? A ben guardare si possono scoprire note e commenti manoscritti, sottolineature, segni grafici, evidenziature su testi che contengono ad esempio la recensione di un suo libro e che il commento scritto accanto esprime disappunto sulla recensione stessa oppure in altri casi i commenti sono riportati all’interno di un’opera di cui egli stesso è autore.

La biblioteca ricevente ha l’importante compito di conservare correttamente queste tracce, per preservare l’organicità della raccolta, che altrimenti andrebbe irrimediabilmente persa.

Cosa si fa allora in questi casi?

L’adozione di un trattamento in camicia ha lo scopo di conservare adeguatamente ogni singolo documento o richiamo si ritenga utile ai fini della conoscenza della storia di questo Fondo e del suo proprietario, per poterla ricostruire e per poterla usare in qualunque momento. A tale scopo si segnalano l’inventario, la collocazione della pubblicazione in cui è stato rintracciato il documento (o il ritaglio, o il frammento, ecc.) e il titolo. In questo modo si mantiene e si traccia il vincolo originario tra i diversi elementi.

A tal proposito le Linee guida sul trattamento dei fondi personali² elaborate dalla Commissione nazionale biblioteche speciali, archivi e biblioteche d’autore dell’Associazione italiana biblioteche citano all’art. 1: “L’elemento aggregatore rimane l’individuo e dunque il corpuspreso in esame deve essere documento e testimone degli interessi, delle attività e delle relazioni della persona nel contesto storico e culturale in cui ha operato”. O ancora:

“Raccolte di libri accorpati in maniera funzionale alla propria attività da un soggetto significativo per la comunità culturale. I documenti sono legati da un vincolo che li caratterizza in quanto insieme e tali da restituire sia il profilo del soggetto produttore che momenti della nostra storia culturale”.

I punti salienti per trattare nel modo più efficace questo tipo di raccolte sono quindi senza dubbio i seguenti:

1) segnalare in fase di catalogazione l’esistenza di questo rintracciamento, descrivendolo quanto più dettagliatamente possibile nelle note d’esemplare, che verranno all’istante messe a conoscenza dell’utente remoto in fase di ricerca.

2) indicare sulla camicia stessa i dati fondamentali per rintracciarne la collocazione: l’inventario, la segnatura, il titolo e in alcuni casi l’elenco dei documenti contenuti

3) bollare con un timbro di possesso della Biblioteca ogni documento o frammento di esso che si voglia conservare.

Per garantire l’integrità degli inserti rintracciati si raccomanda la loro conservazione separatamente dall’esemplare da cui proviene, in particolar modo se il Fondo viene collocato a scaffale aperto. Gli inserti raccolti verranno conservati all’interno di cartelle o faldoni organizzati e rintracciabili da parte del personale della Biblioteca: a questo scopo vi verrà registrata la collocazione comprensiva del nome del Fondo, la tipologia del materiale e tutti quei dati presenti nella scheda catalografica che risulteranno utili e preziosi  ai fini di una più veloce fruizione.

Come si vede, dunque, il trattamento qui brevemente illustrato implica due concetti generalmente ritenuti archivistici, ma dalla forte – e per molti forse insospettata – valenza biblioteconomica: la camicia e il vincolo, entrambi impiegati nel trattamento di fondi con analoga accezione nei due ambiti.

Lo scopo è infatti comune: preservare, valorizzare, rendere accessibile e consultabile il patrimonio descritto, salvaguardando il legame tra i documenti e il loro contesto d’origine.