Il riscontro, o controllo, o verifica inventariale è un’attività importante per una biblioteca: essa riguarda infatti tanto la sua gestione dal punto di vista amministrativo, quanto il miglioramento del servizio all’utenza.

Cerchiamo ora di descrivere sinteticamente gli aspetti salienti di questa attività cruciale.

La verifica inventariale consente in prima istanza di verificare la rispondenza tra inventario e catalogo e di individuare gli inventari mancanti o errati.

La periodicità della revisione è indicata in genere nel regolamento della biblioteca, poiché  ad un’uniformità di comportamento corrisponderà ad una uniformità di procedimento.

Assumendo infatti la ricognizione quale attività costante nella propria gestione, si garantisce un tempestivo intervento senza dover ricorrere ad un controllo retrospettivo, più oneroso in termini di tempo e impiego di personale.

Verifica inventariale vuol dire:

– riordino dei volumi sugli scaffali secondo il corretto ordine di sequenza nella collocazione;

– identificazione dei volumi smarriti e dei volumi persi e delle cause di queste mancanze;

– approntamento delle procedure e delle tecnologie in grado di prevenire questo fenomeno;

– controllo costante della corrispondenza tra catalogo e scaffale, al fine di migliorare l’accessibilità fisica dei documenti;

– verifica delle condizioni fisiche dei materiali;

– monitoraggio dell’uso dei materiali bibliografici da parte degli utenti¹

Come si comprende ogni aspetto di queste definizioni comporta a sua volta una serie di attività correlate e conseguenti, tese alla prevenzione rispetto al verificarsi di alcuni fenomeni (es. un’adeguata vigilanza eseguita dal personale addetto oppure con l’installazione di appositi strumenti tecnologici) e tutte finalizzate a migliorare passo dopo passo il funzionamento della biblioteca.

In diversi casi il controllo inventariale è stato svolto applicando tecnologie informatiche, dopo una accurata progettazione: l’ausilio della tecnologia (ad esempio la lettura ottica e i tag RFId) riduce drasticamente i tempi rispetto all’esecuzione manuale, resa ancora più complessa laddove il personale è ridotto e sopratutto nel caso in cui parte del posseduto sia collocato in magazzini distaccati e distanti rispetto alle postazioni di reference e lettura e non a scaffale aperto.

La ricognizione manuale, adottando opportune metodologie, rimane in ogni caso efficace quanto di rapida esecuzione all’ interno di biblioteche di dimensioni ridotte sia in termini di struttura che di posseduto.

La verifica inventariale non va confusa con lo scarto del materiale bibliografico, due attività che in molti casi possono risultare complementari.

Ad esempio, nella fase di nuove acquisizioni è possibile lasciare il giusto spazio alle novità editoriali, procedendo a verifiche di dettaglio finalizzate alla selezione ragionata del materiale librario; è possibile, inoltre, valutare lo stato di conservazione dei volumi, che possono essere inviati al restauro o sostituiti a seconda dei casi; ancora, è possibile stabilire lo svecchiamento delle collezioni, cioè dismettere quei volumi non più rispondenti alle esigenze dell’utenza della biblioteca per diversi motivi. I volumi dismessi non devono essere necessariamente mandati al macero, ma possono essere scambiati con altre biblioteche oppure dati in cessione gratuita. Un esempio molto recente è il progetto Rileggimi della Biblioteca del Polo Centrale dell’Università di Messina (http://antonello.unime.it/progetto-rileggimi/)

Un’altra opportunità per eseguire questo tipo di controllo si presenta  in occasione di un trasloco o  durante la riorganizzazione degli spazi della biblioteca necessari ad esempio nel caso di ingresso di una cospicua donazione che richiede una nuova dislocazione del patrimonio posseduto, o quando sia necessario rinnovare le scaffalature dovendo così movimentare i documenti conservati da una parte all’altra della biblioteca.

Il risultato del lavoro di revisione è rappresentato dalla stesura di uno o più elenchi:

– elenco degli inventari errati

– elenco degli inventari smarriti

– elenco degli inventari da restaurare

– elenco degli inventari da dismettere.

Una puntuale e tempestiva programmazione di questa attività cruciale consentirà dunque di ottenere indubbi vantaggi per la biblioteca sotto molti punti di vista: razionalizzazione degli spazi e del tempo investito, verifica delle collezioni, analisi dei prestiti, scelta mirata per le nuove acquisizioni sono solo alcuni esempi. A ciascuna biblioteca il suo controllo inventariale!