La revisione delle raccolte è la prima indispensabile fase per la riorganizzazione del patrimonio posseduto e conservato da una biblioteca.

Perché revisionare? Perché non tutto ciò che la biblioteca mette a disposizione risponde e corrisponde alla reali richieste dell’utenza.

Materiale ormai obsoleto, mantenuto a volte in cattive condizioni ambientali e di trattamento, il cambiamento della esigenze dell’utenza stessa, o ancora il mutamento di direzione della mission della biblioteca interessata sono tutti elementi che contribuiscono alla necessità di una selezione primaria o cosiddetto scarto del materiale conservato: una fase questa il più delle volte sottovalutata o effettuata senza la dovuta programmazione.

Nel contesto delineato una corretta metodologia deve prevedere le seguenti attività :

1. Analisi preliminare delle condizioni fisiche nelle quali versano i documenti, in particolare tenendo conto degli ambienti di conservazione e delle modalità di consultazione, analisi del contenuto delle opere e della data di pubblicazione.

2. Revisione in termini di scarto della documentazione ritenuta inidonea, se possibile modificandone la destinazione sotto forma di baratto con altri centri documentari, oppure donazione ad istituti pubblici o privati come case di detenzione, case famiglia, ospedali.

3. Organizzazione di un deposito nel quale conservare le opere ritenute comunque fruibili, ma non aperto al pubblico

4. Programmazione delle nuove acquisizioni mantenendo la coerenza con i principi sopra esposti, acquistando materiale di “ultima generazione”.

5. Programmazione periodica di un monitoraggio su base almeno biennale su tutte le raccolte, in linea con il ruolo della biblioteca e della sua mission all’interno della comunità in cui esiste ed opera.

Molti sono i benefici che derivano da questo trattamento iniziale: ri-organizzazione degli spazi, eliminazione dei costi di mantenimento del materiale, presentazione di una raccolta molto più appetibile agli occhi dell’utente moltiplicando così l’utilità e la fruizione e, di conseguenza, la frequentazione della biblioteca.